revised-manuscript

دریافت ایمیل Revision از ژورنال معمولاً با یک سؤال مهم همراه است: حالا دقیقاً باید چه فایل‌هایی را اصلاح و دوباره ارسال کنیم؟ بسیاری از پژوهشگران بعد از پاسخ‌دادن به نظرات داوران متوجه می‌شوند که سامانه ژورنال علاوه بر Response to Reviewers، فایل‌هایی با عنوان‌هایی مانند Revised Manuscript، Clean Version، Marked Manuscript یا Track Changes Version نیز درخواست می‌کند.

شباهت این اصطلاحات گاهی باعث سردرگمی می‌شود. آیا Revised Manuscript همان نسخه‌ای است که Track Changes دارد؟ آیا باید یک نسخه بدون هیچ علامتی هم ارسال شود؟ Highlighted Manuscript با Track Changes چه تفاوتی دارد؟ اگر ژورنال فقط عبارت Revised Manuscript را نوشته باشد، دقیقاً چه فایلی باید آپلود شود؟

اگر برای شما هم سؤال است که Revised Manuscript چیست، پاسخ کوتاه این است که Revised Manuscript نسخه‌ای از مقاله است که اصلاحات موردنیاز در آن اعمال شده‌اند، اما شکل ارائه این اصلاحات بسته به دستورالعمل ژورنال متفاوت است. بعضی مجلات فقط یک نسخه اصلاح‌شده تمیز می‌خواهند، بعضی علاوه بر آن نسخه‌ای که تغییرات در آن مشخص شده باشد درخواست می‌کنند و برخی نیز مستقیماً از نویسنده می‌خواهند Track Changes در فایل Word فعال باشد.

بنابراین آماده‌سازی نسخه اصلاح‌شده مقاله فقط به اعمال نظرات داور محدود نمی‌شود. نویسنده باید مجموعه فایل‌های Revision را به شکلی هماهنگ آماده کند تا سردبیر و داور بتوانند به‌سادگی بررسی کنند چه تغییراتی انجام شده و پاسخ‌های ارائه‌شده در نامه پاسخ واقعاً در مقاله اعمال شده‌اند.

Revised Manuscript چیست؟

Revised Manuscript به نسخه اصلاح‌شده مقاله بعد از دریافت تصمیم Revision از ژورنال گفته می‌شود. در این نسخه، نویسندگان باید تغییراتی را که در پاسخ به نظرات داوران، سردبیر یا بررسی‌های داخلی خود ضروری تشخیص داده‌اند، در متن مقاله اعمال کنند.

این تغییرات ممکن است بسیار محدود باشند؛ برای مثال اصلاح یک جمله، اضافه‌کردن یک مرجع یا توضیح بیشتر درباره یک روش. اما در یک Major Revision ممکن است بخش‌هایی از روش تحقیق بازنویسی شوند، تحلیل‌های جدید اضافه شوند، شکل‌ها یا جدول‌ها تغییر کنند یا حتی Discussion به شکل قابل‌توجهی توسعه پیدا کند.

در مقابل، در Minor Revision ممکن است بخش زیادی از ساختار اصلی مقاله بدون تغییر باقی بماند. با این حال، در هر دو حالت اصل یکسان است: هر پاسخی که به داور داده می‌شود باید، در صورت نیاز، در نسخه اصلاح‌شده مقاله نیز قابل مشاهده باشد.

یکی از اشتباهات رایج این است که نویسنده Response to Reviewers بسیار دقیقی تهیه می‌کند، اما اصلاح مربوط به یکی از پاسخ‌ها را در Manuscript فراموش می‌کند. برای سردبیر و داور، چنین ناهماهنگی‌ای می‌تواند این تصور را ایجاد کند که Comment فقط در نامه پاسخ داده شده و عملاً در مقاله اصلاح نشده است.

بعد از دریافت Revision چه فایل‌هایی ممکن است لازم باشد؟

فایل‌هایی که ژورنال در مرحله Revision درخواست می‌کند در همه مجلات یکسان نیستند و حتی اصطلاحات مورد استفاده نیز ممکن است متفاوت باشد. با این حال، معمولاً چند فایل اصلی در این مرحله دیده می‌شود.

Revised Manuscript فایل اصلی اصلاح‌شده است. Clean Version نسخه‌ای از همین مقاله است که تمام اصلاحات در آن اعمال شده‌اند، اما هیچ علامت ویرایشی مانند Track Changes یا Highlight در آن دیده نمی‌شود. در مقابل، Marked Version یا Highlighted Manuscript نسخه‌ای است که محل اصلاحات برای سردبیر یا داور مشخص شده است.

ژورنال ممکن است در کنار این فایل‌ها Response to Reviewers را نیز به‌صورت جداگانه درخواست کند. در این فایل، Commentهای داوران معمولاً به‌صورت Point-by-Point پاسخ داده می‌شوند. گاهی یک Revision Cover Letter هم برای سردبیر ارسال می‌شود که نمای کلی کوتاهی از Revision انجام‌شده ارائه می‌دهد.

اگر هنوز مطمئن نیستید در این مرحله دقیقاً چه مدارکی ممکن است نیاز باشد، راهنمای فایل‌های لازم برای ریوایز مقاله می‌تواند تصویر کامل‌تری از Revision Package ارائه دهد.

بنابراین عبارت «ارسال Revised Manuscript» لزوماً به معنای آپلود فقط یک فایل نیست. قبل از آماده‌سازی نسخه‌ها باید Decision Letter، دستورهای موجود در Submission System و Guide for Authors همان ژورنال بررسی شوند.

Clean Version چیست؟

Clean Version نسخه تمیز مقاله اصلاح‌شده است. یعنی همه تغییرات موردنظر اعمال شده‌اند، اما خواننده هنگام بازکردن فایل نباید نشانه‌های فرایند ویرایش را ببیند.

برای مثال اگر پاراگرافی حذف شده، در Clean Version دیگر نباید متن حذف‌شده به‌صورت خط‌خورده نمایش داده شود. متن اضافه‌شده نیز نباید رنگ متفاوت یا Underline ناشی از Track Changes داشته باشد. Commentهای داخلی Word، یادداشت‌های بین نویسندگان و Highlightهایی که صرفاً برای فرایند اصلاح استفاده شده‌اند نیز معمولاً باید حذف شوند.

در واقع Clean Version باید شبیه نسخه‌ای باشد که اگر مقاله در همان لحظه برای خواندن عادی ارائه شود، هیچ اثری از فرایند اصلاح در آن دیده نشود.

این نسخه به چند دلیل اهمیت دارد. اول اینکه خواندن مقاله در حالت Track Changes، به‌خصوص در Major Revisionهای سنگین، دشوار است. اگر ده‌ها جمله حذف یا اضافه شده باشند، نسخه Marked ممکن است بسیار شلوغ شود. Clean Version به سردبیر امکان می‌دهد مقاله اصلاح‌شده را به‌عنوان یک متن یکپارچه ارزیابی کند.

نکته مهم این است که Clean Version به معنای حذف اصلاحات نیست؛ فقط علامت‌های اصلاح حذف می‌شوند. تمام تغییرات علمی، زبانی و ساختاری باید در آن باقی مانده باشند.

قبل از ساخت Clean Version چه چیزهایی باید بررسی شود؟

یکی از امن‌ترین روش‌ها این است که نویسنده ابتدا یک Master File داشته باشد و اصلاحات را روی همان فایل انجام دهد. بعد از نهایی‌شدن تغییرات و کنترل کامل Response to Reviewers، از آن فایل نسخه موردنیاز ژورنال ساخته شود.

اگر ابتدا نسخه Clean ساخته شود و بعد اصلاحات دیگری روی نسخه Marked انجام شود، احتمال دارد دو فایل به‌تدریج از یکدیگر متفاوت شوند. این مسئله خصوصاً زمانی رخ می‌دهد که چند نویسنده روی فایل‌ها کار می‌کنند.

در نسخه نهایی باید علاوه بر متن، شماره شکل‌ها، جدول‌ها، منابع و ارجاعات درون‌متنی هم کنترل شوند. اضافه‌شدن یک Reference جدید ممکن است شماره منابع بعدی را تغییر دهد. حذف یک Figure می‌تواند شماره تمام شکل‌های بعد از آن را جابه‌جا کند. اضافه‌شدن یک Section جدید نیز ممکن است ارجاع‌هایی مثل see Section 3.2 را نادرست کند.

بنابراین آماده‌سازی Clean Version آخرین مرحله‌ای نیست که فقط با زدن گزینه Accept All Changes انجام شود. بعد از Accept کردن تغییرات، یک بازبینی مستقل از کل مقاله ضروری است.

Marked Version یا Highlighted Manuscript چیست؟

Marked Version نسخه‌ای از Revised Manuscript است که محل تغییرات در آن برای داور یا سردبیر قابل تشخیص است.

این اصطلاح نسبت به Track Changes مفهوم گسترده‌تری دارد. یک ژورنال ممکن است از نویسنده بخواهد متن اصلاح‌شده را با رنگ مشخص یا Highlight نشان دهد. ژورنال دیگری ممکن است درخواست کند تمام تغییرات با Track Changes ثبت شوند. در هر دو حالت فایل حاصل را می‌توان نوعی Marked Manuscript در نظر گرفت.

هدف این نسخه روشن است: داور نباید مجبور باشد نسخه قبلی و جدید مقاله را خط‌به‌خط کنار یکدیگر بگذارد تا بفهمد چه چیزی تغییر کرده است.

فرض کنید Reviewer نوشته است: «لطفاً معیارهای ورود و خروج نمونه‌ها را با جزئیات بیشتری توضیح دهید.» در Response to Reviewers نویسنده توضیح می‌دهد که معیارهای موردنظر به بخش Methods اضافه شده‌اند. در Marked Version نیز داور باید بتواند به‌سادگی همان متن جدید را پیدا کند.

آیا باید همه تغییرات را Highlight کنیم؟

نه الزاماً. این موضوع باید بر اساس دستورالعمل ژورنال تعیین شود.

بعضی مجلات صراحتاً درخواست می‌کنند تمام اصلاحات مشخص شوند. برخی فقط تغییراتی را می‌خواهند که در پاسخ به Reviewer Comments انجام شده‌اند. بعضی ژورنال‌ها نیز اصلاً Highlight را نمی‌پذیرند و Track Changes یا فایل Clean را ترجیح می‌دهند.

یکی از اشتباهات رایج، طراحی یک سیستم رنگی شخصی است؛ مثلاً اصلاحات Reviewer 1 زرد، Reviewer 2 سبز و Editor آبی. اگر ژورنال چنین ساختاری را درخواست نکرده باشد، فایل به‌جای کمک به داور ممکن است گیج‌کننده شود.

در Revision، سادگی معمولاً بهتر از پیچیده‌کردن ظاهر فایل است. هدف این نیست که Manuscript از نظر بصری شلوغ شود؛ هدف این است که تغییرات به سریع‌ترین و واضح‌ترین شکل ممکن قابل بررسی باشند.

Track Changes چیست؟

Track Changes قابلیت موجود در Microsoft Word و برخی نرم‌افزارهای مشابه است که حذف، اضافه یا جابه‌جایی متن را ثبت می‌کند.

اگر این قابلیت هنگام ویرایش فعال باشد، Word می‌تواند نشان دهد چه عبارت‌هایی حذف شده‌اند و چه عبارت‌هایی به مقاله اضافه شده‌اند. بسته به تنظیمات نمایش، این تغییرات ممکن است مستقیماً داخل متن یا در حاشیه صفحه نمایش داده شوند.

Track Changes برای Revision بسیار مفید است، زیرا برخلاف Highlight ساده فقط نشان نمی‌دهد «این پاراگراف تغییر کرده»، بلکه دقیقاً مشخص می‌کند چه چیزی حذف و چه چیزی اضافه شده است.

با این حال، استفاده از Track Changes همیشه الزامی نیست. اگر ژورنال از نویسنده فقط Clean Manuscript و Highlighted Manuscript خواسته باشد، بهتر است دقیقاً همان قالب خواسته‌شده رعایت شود.

تفاوت Clean Version، Marked Version و Track Changes چیست؟

این سه اصطلاح گاهی به‌جای یکدیگر استفاده می‌شوند، اما دقیقاً یک معنا ندارند.

برای درک بهتر اینکه Revised Manuscript چیست، باید خود نسخه اصلاح‌شده را از روش نمایش تغییرات در آن جدا کنیم. بنابراین Track Changes یکی از روش‌های ساخت Marked Version است، ولی Marked Version الزاماً با Track Changes ساخته نمی‌شود.

برای مثال، اگر ژورنال نوشته باشد: Please upload a clean manuscript and a version with changes highlighted. احتمالاً یک نسخه بدون علامت و یک نسخه Highlighted لازم است.

اما اگر نوشته باشد: Please submit a clean version and a tracked-changes version. در این حالت باید علاوه بر فایل Clean، نسخه‌ای که Track Changes آن حفظ شده نیز ارسال شود.

Revised Manuscript را چگونه آماده کنیم؟

بهترین زمان برای سازمان‌دهی Revision قبل از شروع ویرایش‌های پراکنده در Manuscript است.

مرحله اول: Decision Letter و Reviewer Comments را یک‌جا جمع کنید

ابتدا Decision Letter و تمام Reviewer Comments باید به یک ساختار قابل پیگیری تبدیل شوند. برای هر Comment مشخص شود که آیا نیازمند اصلاح متن، تحلیل جدید، توضیح بیشتر، افزودن Reference، تغییر Figure یا فقط پاسخ استدلالی است.

مرحله دوم: برای هر Comment یک اقدام مشخص تعریف کنید

قبل از تغییر Manuscript، بهتر است برای هر نظر داور مشخص شود دقیقاً چه کاری قرار است انجام شود. این کار مانع از آن می‌شود که پاسخ‌ها به‌صورت پراکنده نوشته شوند، بدون اینکه تغییر متن مقاله به‌درستی دنبال شود.

مرحله سوم: اصلاحات را روی نسخه اصلی مقاله انجام دهید

اصلاحات بهتر است روی یک نسخه اصلی از Manuscript انجام شوند. هر بار که یک Comment پاسخ داده می‌شود، نویسنده باید کنترل کند تغییر متن نیز واقعاً انجام شده است.

فرض کنید Reviewer درخواست کرده توضیح بیشتری درباره Sample Size اضافه شود. نباید ابتدا در Response Letter بنویسیم «این توضیح اضافه شد» و بعد چند روز بعد امیدوار باشیم یادمان بماند Manuscript را هم اصلاح کنیم. روش مطمئن‌تر این است که اصلاح Manuscript و ثبت Response تقریباً هم‌زمان انجام شوند.

مرحله چهارم: بعد از پایان اصلاحات، Cross-check انجام دهید

پس از اعمال تمام اصلاحات، مرحله Cross-check شروع می‌شود: هر Comment داور در یک طرف و نسخه مقاله در طرف دیگر قرار می‌گیرد. باید بتوان برای هر ادعایی مانند «این بخش اصلاح شد»، «این جدول اضافه شد» یا «این توضیح در Discussion گسترش یافت» محل واقعی آن را پیدا کرد.

مرحله پنجم: نسخه Marked یا Track Changes را تثبیت کنید

وقتی محتوای علمی مقاله نهایی شد، نسخه‌ای که تغییرات را نشان می‌دهد طبق دستور ژورنال ذخیره شود. در این مرحله دیگر بهتر است تغییر علمی مهمی به‌صورت پراکنده به نسخه‌های مختلف اضافه نشود.

مرحله ششم: Clean Version را از همان نسخه نهایی بسازید

بعد از ذخیره امن نسخه Marked/Tracked، یک Copy جداگانه تهیه و تغییرات آن Accept شود تا Clean Version ساخته شود. این روش احتمال اختلاف بین دو نسخه را کاهش می‌دهد.

مرحله هفتم: Response Letter را با نسخه نهایی تطبیق دهید

در این مرحله باید شماره صفحات، خطوط، Tableها، Figureها و Sectionهایی که در پاسخ‌ها ذکر شده‌اند با نسخه نهایی مقاله تطبیق داده شوند.

مرحله هشتم: کل Revision Package را قبل از Submission بررسی کنید

بررسی نهایی فقط نباید روی یک فایل متمرکز باشد. Revised Manuscript، Clean/Marked Version، Response to Reviewers، Cover Letter و Supplementary Files باید به‌عنوان یک مجموعه واحد کنترل شوند.

Response to Reviewers باید با Revised Manuscript کاملاً هماهنگ باشد

یکی از مهم‌ترین نشانه‌های Revision حرفه‌ای، هماهنگی کامل بین پاسخ به کامنت داوران مقاله و Revised Manuscript است.

فرض کنید در پاسخ نوشته‌اید: The requested explanation has been added to the Discussion section. این پاسخ هنوز برای Reviewer چندان مفید نیست. بهتر است مشخص شود چه چیزی اضافه شده و در چه بخشی قرار دارد. اگر ژورنال از Line Number استفاده می‌کند، می‌توان Location را هم اعلام کرد.

اما اینجا یک مشکل رایج وجود دارد: نویسنده Line Number را در میانه فرایند Revision ثبت می‌کند و بعد چند پاراگراف دیگر اضافه می‌شود. در نتیجه شماره خطوط تغییر می‌کند و آدرسی که در Response Letter نوشته شده دیگر صحیح نیست.

به همین دلیل بهتر است کنترل نهایی Page/Line references بعد از تثبیت Manuscript انجام شود. اگر Response Letter می‌گوید متن در Lines 245–257 اضافه شده، همان خطوط باید در نسخه نهایی واقعاً شامل آن تغییر باشند.

آیا باید Commentهای Word را در Revised Manuscript نگه داریم؟

معمولاً Commentهای داخلی Word باید قبل از تحویل حذف شوند، مگر اینکه ژورنال مشخصاً درخواست دیگری داشته باشد.

در طول Revision ممکن است نویسندگان از Comment برای ارتباط داخلی استفاده کنند؛ مثلاً «این Reference را بررسی کن» یا «نتیجه این تحلیل هنوز قطعی نیست». باقی‌ماندن چنین یادداشت‌هایی در فایل ارسال‌شده می‌تواند غیرحرفه‌ای باشد و در بعضی موارد حتی اطلاعاتی را نشان دهد که قرار نبوده Reviewer ببیند.

بنابراین قبل از آپلود، فایل باید نه‌تنها از نظر متن بلکه از نظر Comments، Hidden Changes و Metadataهای قابل مشاهده نیز بررسی شود.

چه زمانی Accept All Changes را بزنیم؟

اگر ژورنال Track Changes Version می‌خواهد، نباید تنها نسخه موجود را باز کنید و پیش از تهیه فایل Tracked روی Accept All Changes بزنید.

روش امن‌تر این است که قبل از هر عملیات نهایی یک نسخه Backup داشته باشید. ابتدا فایل Marked یا Tracked موردنیاز ساخته و ذخیره شود. سپس از یک Copy جداگانه تغییرات Accept شوند و Clean Version تهیه شود.

در پایان باید مطمئن شوید محتوای علمی هر دو فایل یکسان است و تفاوت آن‌ها فقط در نمایش اصلاحات است.

اشتباهات رایج هنگام آماده‌سازی Revised Manuscript

یکی از رایج‌ترین اشتباهات این است که نویسنده فقط Response to Reviewers را دقیق آماده می‌کند و Manuscript در درجه دوم اهمیت قرار می‌گیرد. در حالی که Reviewer در نهایت می‌خواهد ببیند مقاله واقعاً بهتر شده است.

مشکل دیگری که زیاد دیده می‌شود، وجود چند فایل مختلف با اصلاحات متفاوت است. برای مثال یک نویسنده روی Manuscript_Final.docx کار می‌کند و نویسنده دیگر روی Manuscript_Final_2.docx. چند روز بعد مشخص نیست کدام نسخه جدیدتر است و احتمال از دست رفتن برخی اصلاحات افزایش می‌یابد.

نام‌گذاری نامناسب فایل‌ها نیز می‌تواند مشکل ایجاد کند. نام‌هایی مانند final-final-new-last.docx شاید بین نویسندگان قابل فهم باشند، اما برای Submission حرفه‌ای مناسب نیستند.

از طرف دیگر، گاهی یک Figure جدید در پاسخ به Reviewer اضافه می‌شود، اما شماره Figureها در متن به‌روز نمی‌شود. یا Reference جدیدی وارد Bibliography شده اما Citation آن در Manuscript اشتباه است.

یک خطای مهم‌تر زمانی اتفاق می‌افتد که نویسنده در Response Letter وعده تغییری داده که واقعاً در مقاله اتفاق نیفتاده است. این مسئله می‌تواند اعتماد Reviewer به بقیه Revision را هم کاهش دهد.

اگر با نظر Reviewer مخالف باشیم، Revised Manuscript چه می‌شود؟

Revision به این معنا نیست که نویسنده موظف است تمام پیشنهادهای داور را بدون ارزیابی علمی اجرا کند.

گاهی Reviewer تغییری پیشنهاد می‌دهد که از نظر روش‌شناختی مناسب نیست، خارج از Scope مقاله است یا داده کافی برای انجام آن وجود ندارد. در چنین شرایطی می‌توان با استدلال علمی و محترمانه با پیشنهاد داور مخالفت کرد.

اگر تصمیم گرفته‌اید تغییری را انجام ندهید، نباید در Response Letter طوری نوشته شود که انگار اصلاح در Manuscript اعمال شده است. در عوض باید دلیل تصمیم توضیح داده شود و در صورت امکان شواهد یا References مناسب ارائه شوند.

بنابراین هماهنگی Revised Manuscript و Response Letter فقط درباره اصلاحات انجام‌شده نیست؛ درباره اصلاحات انجام‌نشده نیز باید منطقی و شفاف باشد.

آیا هر تغییر کوچکی باید در Response to Reviewers ذکر شود؟

نه لزوماً. اصلاح اشتباه تایپی یا بهبود جزئی نگارش معمولاً نیازی به یک Response مستقل ندارد، مگر اینکه مستقیماً در Comment Reviewer مطرح شده باشد.

اما هر تغییر علمی یا ساختاری مرتبط با نظر داور بهتر است قابل پیگیری باشد. اگر Reviewer درباره Interpretation یک نتیجه سؤال کرده و شما یک پاراگراف Discussion را تغییر داده‌اید، این اصلاح باید در پاسخ مشخص شود. اگر یک Sensitivity Analysis جدید انجام داده‌اید، اهمیت آن حتی بیشتر است.

هدف Response Letter تهیه فهرستی از تمام keystrokeهای انجام‌شده نیست. هدف ایجاد Traceability بین Comment داور، تصمیم نویسنده و تغییر مقاله است.

دستور ژورنال همیشه بر توصیه عمومی مقدم است

هیچ الگوی واحدی برای Revised Manuscript وجود ندارد که در تمام ژورنال‌ها یکسان باشد. یک مجله ممکن است Clean و Marked Version را هر دو درخواست کند. مجله دیگری فقط Revised Manuscript بپذیرد. در سامانه‌ای دیگر فایل Track Changes جداگانه تعریف شده باشد.

بخش زیادی از این دستورها معمولاً در Decision Letter مقاله یا پیام همراه تصمیم سردبیر درج می‌شوند و باید قبل از آماده‌سازی فایل‌ها با دقت خوانده شوند.

چرا Revised Manuscript در Major Revision حساس‌تر است؟

در Major Revision معمولاً تعداد تغییرات بیشتر است و روابط بین فایل‌ها پیچیده‌تر می‌شوند.

ممکن است Reviewer 1 درخواست تحلیل آماری جدید کند، Reviewer 2 خواهان تغییر Discussion باشد و Editor نیز یک مسئله ساختاری جداگانه مطرح کند. نتیجه می‌تواند ده‌ها تغییر پراکنده در Manuscript باشد.

اگر این اصلاحات بدون سیستم انجام شوند، احتمال بروز تناقض بالا می‌رود. ممکن است نتیجه جدیدی به Results اضافه شود اما Abstract همچنان عدد قبلی را نشان دهد. Discussion اصلاح شود ولی Conclusion با تفسیر قدیمی باقی بماند. یا یک Table جدید اضافه شود اما Methods توضیح کافی برای تولید آن نداشته باشد.

به همین دلیل در Revisionهای سنگین، فقط «پاسخ‌دادن به Commentها» کافی نیست. بعد از اتمام پاسخ‌ها باید مقاله یک بار دیگر به‌عنوان یک Manuscript کامل و مستقل خوانده شود.

Clean Version و Marked Version باید از نظر محتوا یکسان باشند

اصل مهمی که گاهی نادیده گرفته می‌شود این است که نسخه Clean و Marked نباید دو Manuscript متفاوت باشند.

اگر در Marked Version جمله‌ای وجود دارد که در Clean Version نیست، یا برعکس، سردبیر با دو نسخه متفاوت روبه‌رو می‌شود و مشخص نیست کدام فایل نسخه واقعی مقاله است.

بنابراین بعد از ساخت هر دو فایل، بهتر است یک کنترل نهایی انجام شود تا مطمئن شوید تفاوت صرفاً در نحوه نمایش تغییرات است. اگر اصلاح نهایی جدیدی بعد از ساخت Clean Version لازم شد، باید در هر دو نسخه اعمال شود یا فایل‌ها مجدداً از Master File تولید شوند.

چطور فایل‌های Revision را نام‌گذاری کنیم؟

اگر ژورنال Naming Convention مشخصی تعیین کرده، همان را استفاده کنید. در غیر این صورت نام فایل باید واضح باشد و نقش فایل را بدون بازکردن آن مشخص کند.

برای مثال: Revised_Manuscript_Clean.docx و Revised_Manuscript_Marked.docx از نام‌هایی مانند new_final2.docx یا final_revised_last_version.docx بسیار حرفه‌ای‌ترند.

برای Response Letter نیز نامی مثل Response_to_Reviewers.docx باعث می‌شود هنگام Upload احتمال انتخاب فایل اشتباه کمتر شود.

چک‌لیست نهایی قبل از Upload کردن Revised Manuscript

پیش از آپلود نسخه اصلاح‌شده، بهتر است آخرین بررسی نه فقط بر اساس متن مقاله، بلکه بر اساس کل Revision Package انجام شود.

Revised Manuscript فقط یک فایل نیست؛ نتیجه واقعی Revision است

گاهی تمرکز بیش از حد روی Response to Reviewers باعث می‌شود اصل فرایند فراموش شود. هدف از Revision تهیه یک نامه پاسخ زیبا نیست؛ هدف این است که Manuscript پس از داوری واقعاً بهتر شود.

Response Letter به Reviewer توضیح می‌دهد چرا و چگونه تغییر داده‌اید. Marked Version محل تغییر را نشان می‌دهد. Clean Version امکان خواندن نتیجه نهایی را فراهم می‌کند. اما در مرکز تمام این فایل‌ها Revised Manuscript قرار دارد.

اگر پاسخ‌ها بسیار حرفه‌ای باشند اما مقاله هنوز مشکل علمی Reviewer را حل نکرده باشد، Revision موفق محسوب نمی‌شود. برعکس، یک Manuscript اصلاح‌شده قوی همراه با Response روشن و فایل‌های منظم، کار سردبیر و داور را برای ارزیابی مجدد بسیار ساده‌تر می‌کند.

جمع‌بندی

در جمع‌بندی، اگر بخواهیم روشن بگوییم Revised Manuscript چیست، باید آن را نسخه اصلاح‌شده مقاله بعد از دریافت Revision بدانیم؛ نسخه‌ای که بسته به ژورنال ممکن است لازم باشد در چند قالب مختلف ارائه شود.

Clean Version مقاله اصلاح‌شده را بدون نمایش نشانه‌های ویرایش نشان می‌دهد. Marked Version محل اصلاحات را برای Reviewer مشخص می‌کند و Track Changes یکی از روش‌های دقیق نمایش حذف و اضافه‌های انجام‌شده است.

مهم‌تر از نام فایل‌ها، هماهنگی بین آن‌هاست. هر اصلاح علمی باید در Manuscript اعمال شده باشد، Response to Reviewers باید دقیقاً با همان تغییر مطابقت داشته باشد و نسخه‌های Clean و Marked نیز نباید از نظر محتوایی با یکدیگر متفاوت باشند.

در نهایت، دستور ژورنال و Decision Letter معیار اصلی‌اند. قبل از Resubmission باید دقیقاً بررسی شود ژورنال چه نسخه‌هایی، با چه قالبی و تحت چه File Designationهایی درخواست کرده است.